Kantoorklachtenregeling

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

1. klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat
   of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de
   uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de
   hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de
   Advocatenwet;
2. klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
3. klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik

1. Sinds 2023 is De Waag Advocaten een samenwerkingsverband tussen Maatschap De Waag Advocaten (advocaten: mr. M. Koel en mr. M. Withaar) en C. Okken Advocatuur (advocaat: mr. C. Okken). In het navolgende wordt het samenwerkingsverband kortweg aangeduid als: De Waag
   Advocaten.
2. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen
   De Waag Advocaten en de cliënt.
3. Iedere advocaat van De Waag Advocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de
   kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

• het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
• het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
• behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
• medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
• verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het
   aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een
   kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Bij de offerte of opdrachtbevestiging wijst de advocaat de cliënt door middel van de
   Algemene voorwaarden van De Waag Advocaten erop dat het kantoor een
   klachtenreglement hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening. De Waag
   Advocaten heeft via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of
   instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging
   van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet
   zijn opgelost worden voorgelegd aan de rechtbank, voor zover de klacht ziet op de hoogte
   van de declaratie. De Rechtbank Noord-Nederland is uitsluitend bevoegd.
4. Voor zover de klacht betrekking heeft op het handelen van advocaten, en niet enkel op de
   hoogte van de declaratie, kan de cliënt de klacht indienen bij de deken van de Orde van
   Advocaten overeenkomstig het bepaalde in artikel 46c Advocatenwet. In de brochure
   Klachten over uw advocaat van de Nederlandse Orde van Advocaten is verdere informatie
   vindbaar.

Artikel 5 interne klachtprocedure

1. Indien een cliënt op enigerlei wijze niet tevreden is over de dienstverlening van een advocaat
   van De Waag Advocaten dan bespreekt de cliënt dit eerst met de behandelend advocaat.
2. Leidt dit niet tot een afhandeling naar tevredenheid van de cliënt, dan kan de cliënt de klacht
   schriftelijk indienen via e-mail naar info@dewaagadvocaten.nl of per post naar De Waag
   Advocaten, t.a.v. de klachtenfunctionaris, Donau 5-32, 7908 HA Hoogeveen. De cliënt
   vermeldt daarbij zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer en het dossiernummer van het
   dossier bij De Waag Advocaten. Verder vermeldt de klager de naam van de advocaat of
   medewerker van De Waag Advocaten tegen wie de klacht zich richt alsmede een duidelijke en
   gemotiveerde omschrijving van de klacht.
3. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de
   klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te
   geven op de klacht.
4. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan
   niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of
   doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met
   vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
6. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de
   hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van
   aanbevelingen.
7. Aan de cliënt wordt gevraagd of de klacht naar tevredenheid is afgehandeld. Indien dat het
   geval is wordt het klachtdossier gesloten.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling
   geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel
   contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.